KAFFIKO – Checkliste für die Messe-Kaffeebar
https://kaffiko.de/messe-kaffeebar-checkliste.html
Stand: 18.10.2026

BEDARF UND STOSSZEITEN

[ ] Ausschankzeiten festlegen
Notieren Sie Messetage, Öffnungszeiten und die Zeiten, in denen die Kaffeebar tatsächlich besetzt sein soll. Aufbau und Reinigung separat einplanen.

[ ] Besucher und Getränke unterscheiden
Erwartete Standbesucher sind nicht gleich ausgegebene Getränke. Halten Sie fest, wie viele Gäste voraussichtlich Kaffee trinken und ob sie mehrfach bestellen.

[ ] Spitzen sichtbar machen
Wann enden Vorträge, beginnt eine Pause oder findet eine Standaktion statt? Für die Planung zählt auch der Andrang in kurzen Zeitfenstern.

[ ] Getränkeangebot abstimmen
Legen Sie fest, welche Espresso- und Milchgetränke angeboten werden. Stimmen Sie entkoffeinierten Kaffee und pflanzliche Alternativen mit dem Dienstleister ab.

TECHNIK UND STANDPLANUNG

[ ] Maschine und Mühle zuordnen
Wer stellt Maschine und Mühle bereit? Modell, Zustand, Zubehör und verantwortliche Person vorab festhalten.

[ ] Strombedarf bestätigen lassen
Die Anschlussdaten der tatsächlich eingesetzten Geräte beim Technikpartner anfordern und mit dem Messebauer abgleichen. Eine pauschale Angabe wie „Strom vorhanden“ reicht für die Abstimmung nicht.

[ ] Wasser und Abwasser klären
Festwasser oder Tanksystem, Befüllung, Entleerung und passende Wasseraufbereitung mit dem Anbieter besprechen. Die Lösung muss zur Maschine und zum Veranstaltungsort passen.

[ ] Arbeitsfläche und Stauraum vorsehen
Stellfläche, Thekenhöhe, Wege und Zugang für den Barista prüfen. Platz für Milch, Tassen, Abfälle und Nachschub berücksichtigen.

MATERIAL UND NACHSCHUB

[ ] Kaffee und Milch gemeinsam kalkulieren
Getränkeplan, Rezepturen und erwartete Nachfrage mit dem Barista abstimmen. Reserve und Nachbestellmöglichkeit festhalten statt nur den Tagesdurchschnitt zu betrachten.

[ ] Kühlung organisieren
Vorhandene Kühlmöglichkeiten und die Herstellerangaben der Produkte prüfen. Zuständigkeit für Nachfüllen und Lagerung festlegen.

[ ] Geschirr oder Becher abstimmen
Tassen und Spülmöglichkeiten oder passende Becher einplanen. Auch Löffel, Servietten und gegebenenfalls Deckel berücksichtigen.

[ ] Verbrauchsmaterial zuordnen
Reinigungsmittel passend zur Technik, Tücher, Müllbeutel und benötigtes Baristazubehör mit dem Dienstleister durchgehen. Zuständigkeiten schriftlich festhalten.

PERSONAL UND ABLAUF

[ ] Leistungsumfang beschreiben
Baristaservice, Auf- und Abbau, Reinigung und weitere Serviceaufgaben getrennt besprechen. So ist klar, welche Tätigkeiten zum Auftrag gehören.

[ ] Besetzung und Vertretung planen
Pausen, lange Einsatztage und Stoßzeiten besprechen. Festlegen, wer die Kaffeebar betreut, wenn die eingeteilte Person kurz abwesend ist.

[ ] Anlieferung vorbereiten
Zeitfenster, Ladezone, Zugang, Ansprechpartner und erforderliche Ausweise klären. Laufwege und Transport vom Fahrzeug zum Stand mitdenken.

[ ] Verantwortliche benennen
Je einen Kontakt für Standorganisation, Technik und Baristaservice festhalten. Auch für den Aufbau sollte eine erreichbare Person benannt sein.

VOR ÖFFNUNG UND NACH MESSESCHLUSS

[ ] Gemeinsamen Funktionscheck durchführen
Vor dem ersten Gast Maschine, Mühle, Wasser, Kühlung und Arbeitsablauf prüfen. Genügend Zeit für das Einstellen des Espressos lassen.

[ ] Getränke und Kommunikation abstimmen
Rezepturen und Ausgabe mit dem Team besprechen. Für Fragen zu Zutaten die tatsächlich verwendeten Produkte und deren Angaben bereithalten.

[ ] Tagesabschluss vereinbaren
Reinigung, Entleerung, Lagerung, Nachschub und Sicherung der Technik zuordnen. Wer übernimmt welche Aufgabe und bis wann?

[ ] Erfahrungen dokumentieren
Ausgegebene Getränke, verbleibendes Material, Spitzenzeiten und Engpässe festhalten. Diese Beobachtungen sind eine bessere Grundlage für den nächsten Einsatz als unveränderte Pauschalwerte.

BRIEFING ZUM AUSFÜLLEN
Veranstaltung / Messe:
Ort, Halle und Stand:
Datum und Ausschankzeiten:
Ansprechpartner vor Ort:
Erwartete Nachfrage und Stoßzeiten:
Gewünschte Getränke:
Vorhandene Technik:
Strom / Wasser / Abwasser:
Kühlung / Geschirr / Spülen:
Anlieferung und Zugang:
Zuständigkeiten und offene Fragen:

Zusammengestellt von Daniel Rother, KAFFIKO.
Die Liste hilft bei der Abstimmung. Gerätespezifische Anforderungen mit dem Technikpartner und Vorgaben des Veranstaltungsorts separat klären.