PLANUNGSHILFE FÜR MESSETEAMS

Messe-Kaffeebar planen.
Die Checkliste.

Guter Kaffee am Messestand braucht einen klaren Ablauf. Diese 20 Punkte helfen Ihnen, Bedarf, Technik und Zuständigkeiten mit Messebauer und Barista abzustimmen.

Von Daniel Rother · Barista, Trainer und Kaffeeberater bei KAFFIKO · Stand: 18. Oktober 2026

Checkliste & Briefing als Textdatei

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Bedarf und Stoßzeiten

Ausschankzeiten festlegenNotieren Sie Messetage, Öffnungszeiten und die Zeiten, in denen die Kaffeebar tatsächlich besetzt sein soll. Aufbau und Reinigung separat einplanen.Besucher und Getränke unterscheidenErwartete Standbesucher sind nicht gleich ausgegebene Getränke. Halten Sie fest, wie viele Gäste voraussichtlich Kaffee trinken und ob sie mehrfach bestellen.Spitzen sichtbar machenWann enden Vorträge, beginnt eine Pause oder findet eine Standaktion statt? Für die Planung zählt auch der Andrang in kurzen Zeitfenstern.Getränkeangebot abstimmenLegen Sie fest, welche Espresso- und Milchgetränke angeboten werden. Stimmen Sie entkoffeinierten Kaffee und pflanzliche Alternativen mit dem Dienstleister ab.

Technik und Standplanung

Maschine und Mühle zuordnenWer stellt Maschine und Mühle bereit? Modell, Zustand, Zubehör und verantwortliche Person vorab festhalten.Strombedarf bestätigen lassenDie Anschlussdaten der tatsächlich eingesetzten Geräte beim Technikpartner anfordern und mit dem Messebauer abgleichen. Eine pauschale Angabe wie „Strom vorhanden“ reicht für die Abstimmung nicht.Wasser und Abwasser klärenFestwasser oder Tanksystem, Befüllung, Entleerung und passende Wasseraufbereitung mit dem Anbieter besprechen. Die Lösung muss zur Maschine und zum Veranstaltungsort passen.Arbeitsfläche und Stauraum vorsehenStellfläche, Thekenhöhe, Wege und Zugang für den Barista prüfen. Platz für Milch, Tassen, Abfälle und Nachschub berücksichtigen.

Material und Nachschub

Kaffee und Milch gemeinsam kalkulierenGetränkeplan, Rezepturen und erwartete Nachfrage mit dem Barista abstimmen. Reserve und Nachbestellmöglichkeit festhalten statt nur den Tagesdurchschnitt zu betrachten.Kühlung organisierenVorhandene Kühlmöglichkeiten und die Herstellerangaben der Produkte prüfen. Zuständigkeit für Nachfüllen und Lagerung festlegen.Geschirr oder Becher abstimmenTassen und Spülmöglichkeiten oder passende Becher einplanen. Auch Löffel, Servietten und gegebenenfalls Deckel berücksichtigen.Verbrauchsmaterial zuordnenReinigungsmittel passend zur Technik, Tücher, Müllbeutel und benötigtes Baristazubehör mit dem Dienstleister durchgehen. Zuständigkeiten schriftlich festhalten.

Personal und Ablauf

Leistungsumfang beschreibenBaristaservice, Auf- und Abbau, Reinigung und weitere Serviceaufgaben getrennt besprechen. So ist klar, welche Tätigkeiten zum Auftrag gehören.Besetzung und Vertretung planenPausen, lange Einsatztage und Stoßzeiten besprechen. Festlegen, wer die Kaffeebar betreut, wenn die eingeteilte Person kurz abwesend ist.Anlieferung vorbereitenZeitfenster, Ladezone, Zugang, Ansprechpartner und erforderliche Ausweise klären. Laufwege und Transport vom Fahrzeug zum Stand mitdenken.Verantwortliche benennenJe einen Kontakt für Standorganisation, Technik und Baristaservice festhalten. Auch für den Aufbau sollte eine erreichbare Person benannt sein.

Vor Öffnung und nach Messeschluss

Gemeinsamen Funktionscheck durchführenVor dem ersten Gast Maschine, Mühle, Wasser, Kühlung und Arbeitsablauf prüfen. Genügend Zeit für das Einstellen des Espressos lassen.Getränke und Kommunikation abstimmenRezepturen und Ausgabe mit dem Team besprechen. Für Fragen zu Zutaten die tatsächlich verwendeten Produkte und deren Angaben bereithalten.Tagesabschluss vereinbarenReinigung, Entleerung, Lagerung, Nachschub und Sicherung der Technik zuordnen. Wer übernimmt welche Aufgabe und bis wann?Erfahrungen dokumentierenAusgegebene Getränke, verbleibendes Material, Spitzenzeiten und Engpässe festhalten. Diese Beobachtungen sind eine bessere Grundlage für den nächsten Einsatz als unveränderte Pauschalwerte.

Ein Briefing für alle Beteiligten

Fassen Sie die Antworten in einer gemeinsamen Übersicht zusammen: Veranstaltung, Halle und Stand, Einsatztage, Ausschankzeiten, Nachfrage, Getränke, Technik, Anschlüsse, Kühlung, Anlieferung und Ansprechpartner. Die Textdatei enthält dafür eine ausfüllbare Vorlage.

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Gerätespezifische Anforderungen mit dem Technikpartner und Vorgaben des Veranstaltungsorts separat klären.

KAFFIKO · MESSE- UND EVENT-BARISTA

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Ich unterstütze Sie beim Baristaservice und bei der Abstimmung Ihrer Kaffeebar. Aus Eschenburg, deutschlandweit im Einsatz. Equipment und Leistungsumfang vereinbaren wir passend zu Ihrem Projekt.

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